オンライン同窓会を開催するには幹事は何をすれば良い?実際にやってみて注意点や感想・オススメのツールを紹介

日常

緊急事態宣言も解除されて、徐々にリアル飲み会も増えてきていますが、いまだ感染のリスクは大きいのでなかなか大ぴらに飲み会が開催しにくい状況です。

実際にオンライン飲み会に参加された方もいらっしゃるのではないかと思いますが、できれば自分から呼びかけてオンライン飲み会を開催できればと思っている人もいるのではないでしょうか?

筆者は離れ離れになっている同級生と繋がれるオンライン同窓会に目を付け実際にオンライン同窓会を行ってみました。

その時の事を事例を元に紹介したいと思います。

またこの記事は、【オンライン飲み会】や【オンライン帰省】にも応用できますので、あわせて参考にして頂ければと思います。



オンライン飲み会を開催する手順

オンライン飲み会を開催するのに、幹事さんに流れの一例を紹介します。

あくまでも例ですので、ご自身でアレンジを加えられても良いと思います。

  1. 連絡先の確保
  2. 日程と参加者の調整
  3. 使用するツールを選択
  4. 決定した参加日時や使用するツール・注意事項など参加者に連絡
  5. オンライン飲み会開始

といった流れになると思います。



連絡先の確保

何年も連絡を取り合っていない同級生を集めるには、多方向に呼び掛けて連絡先を確保しなければなりません。

連絡手段も

  • 電話
  • Line
  • フェイスブック
  • メールアドレス

など連絡先が分かっているツールの違いもあります。

オンラインで繋がるには、何かのツールに纏めておかないと後々面倒です。

筆者の場合は、

  • Lineグループ
  • Eメール

の2ツールにまとめて連絡をするようにしました。

ライングループは、参加者にグループに入るよう呼びかけやすく、連絡先の収集にはもってこいです。

ただ、ラインにどうしても入りたくない人も中にはいると思います。

そんな人からは、メールアドレスを聞いておきました。

オンラインで使用するツールの多くはIDやURLなどを送らないといけないので、連絡ツールはできるだけ少なくしてまとめておくと良いです。

また、大人数での使用になってくると、パソコンを使用した方が画面も大きく扱いやすいです。
連絡を回す際には、パソコンを推奨してアドレスを登録する場合もパソコンと繋がりやすいアドレスを聞いておくと良いでしょう。



日程と参加者の調整

飲み会の基本ですが、まずは参加者と日時を決めないといけません。

そこで紹介したいのが調整さんです。

↓調整さん
https://chouseisan.com/

参加予定者にスケジュールをアンケート形式で記入してもらうだけで、何時が一番皆の都合が良いか一目でわかります。

↑こんな感じで出欠が一目瞭然です。



使用するツールを選定

オンラインツールは一長一短あり、それぞれの環境に応じて使い分けられれば良いと思います。

そこで、各ツールのメリット・デメリットを紹介していきたいと思います。

LINE電話

↓LINEの公式ページ
LINE

LINEを使っている人ならその手軽さはわかると思います。

メリット

  • お手軽で使いやすい
  • 料金は無料
  • 使いやすいので使い方の説明がいらない
  • 人数の制限がない

デメリット

  • 大人数になると重たくなる
  • LINEを使っていない人は入れない

連絡を取りやすいので、LINEでグループを作っておくと後々役に立つことが多いでしょう。

連絡だけではなく、そのままグループで通話できるので使いやすさは一番ですね。

お手軽で使いやすいのですが、中にはLINEをあえて使わない人もいたりするので、考えが分かれるところです。

ZOOM

↓ZOOMの公式ページ
ZOOM

オンラインツールとしては一番有名では?と思われるZOOM.

企業で会議やリモートワークのツールとして使われている所が多いのではないでしょうか?

幹事が前もってZOOMのアカウントを取得(サインインできる状態)にしておけば後はURLをメールやLINEで教えるだけで他の参加者が合流できます。

サインインするとこの様な画面に出るので、参加者に招待リンクをお知らせすればそこかは入ってきます。

たまにパスワードを入力しないといけない場合があるようなので、パスワードも招待リンクと一緒に送っておけば良いでしょう。

ZOOMのスマホやタブレットからの参加を紹介する動画を貼っておきますので参考にされると良いと思います。

ZOOMのメリット・デメリットを紹介します。

メリット

  • 制限時間内なら無料で使用できる
  • 人数が多くなっても重くなりにくい
  • 100名まで同時に参加可能
  • 比較的音声が良い
  • 背景など変える事ができる
  • 画面を共有できるので、紹介したい映像など流せる
  • 飲み会には必要ないと思いますが、録画機能があります。
  • その他個別に話せるシステムなど機能が多い

デメリット

  • 無料プランなら制限時間が40分に限られる(稀にZOOMが無料延長してくれる事がある)
  • ZOOM初心者には敷居が高く感じる

無料プランなら、制限時間を気にする必要がありますね。

しかし、また最初からやり直せばまた40分は無料で使えます。

ZOOMから稀に時間無制限プレゼントがあり、当たるとラッキーですね。

MEET NOW(Skype)

↓Skype MEET NOWの公式ページ

Skype での電話会議をクリック 1 回で開催 | Skype
最大 50 人との電話会議を無料で、Skype を利用して開催できます。サインアップやダウンロードは不要です。専用のリンクを生成して参加者全員に伝えれば準備完了です。

2020年にSkypeに新機能MEET NOWが加わり使いやすくなったと評判です。

MEET NOWの使い方の動画を貼っておきますので参考にされて下さい。

メリット

  • アプリ・ログインが不要
  • 時間無制限
  • 50名まで使用可能
  • 背景をボカせる(アプリが必要)
  • 画面共有ができる
  • 録音ができる(アプリが必要)
  • 会議の設定が簡単

デメリット

  • Google Chromeからでないと利用できない
  • 動作が不安定な事もある
  • 大人数になると重くなる傾向がある
  • 色々な機能を使うにはアプリをインストールする必要がある
  • パスワード設定ができない

色々課題が残るものの使いやすいのは大いに歓迎ですね。

Google Meet

↓Google Meet公式ページ

Google Meet(旧称 Hangouts Meet) - 無料のビデオ会議
Google Meet(旧称 Hangouts Meet)のビデオ会議ソリューションはブラウザとモバイルアプリのどちらからでも使用できます。HD 動画でのセキュアなビデオ会議をぜひご利用ください。

Googleハングアウトの有料版から、ZOOMに対抗するために5月中旬頃からGoogle Meetとして無料で開放されています。

Google Meetの使い方動画を貼っておきますので参考にされて下さい。

メリット

  • 100名まで参加可能
  • 音質が良い
  • 画面共有が可能
  • Google カレンダーとも連携できる
  • 機能が豊富である
  • Gmailからワンクリックで会議が開催できお手軽
  • 1時間の時間制限内であれば無料(9月30日までは時間制限無し)

デメリット

  • Gmailアカウントが必要
  • 9月30日以降は1時間の時間制限がある
  • 初心者には敷居が高く感じられる

ZOOMに対抗意識を出しているだけあって、充実の内容です。

たくのむ

↓たくのむ公式ページ

お手軽にオンライン飲み会が開ける【たくのむ】。

アプリ不要、登録不要で人気が高いツールです。

関連記事

オンライン飲み会の「たくのむ」の利用料金は?使い方や口コミを調査してみた

たくのむの使い方を紹介する動画を貼っておきます。

メリット

  • 登録が不要
  • サイトに入ってクリックするだけで始められるのでお手軽
  • 終了時間を決められる(あえて設定しなくても可)
  • 無料で利用できる

デメリット

  • 最大12名までしか使えない

お手軽にできるので、少人数での開催にはもってこいです。



決定した参加日時など参加者に連絡

ここまでくれば、参加者に決まったことを連絡します

  1. 開催日時
  2. 使用ツール
  3. 使用ツールの使い方
  4. 用意するもの
  5. 注意事項

開催日時

説明はいらないと思いますが、調整さんなどのデータを元に皆が参加しやすい日時を決定すると良いでしょう。

使用するツール・使い方

今までこの様なツールを使ったことがない人にはかなりハードルが高いと思われます。

一応事前に説明しておくのが良いと思います。

紹介したツールのほとんどは、URLをクリックするだけで参加できるものが多く、そこまで難しくないのですが、なかなか参加するのに戸惑ってしまう人も多かったです。

ツールごとの使い方紹介動画などを紹介して事前に見てもらっておくのが良いと思われます

用意するもの

ここでは、必要なものとあると便利な(盛り上がる)物を紹介します。

マイク&カメラ

オンラインで必要になっってくるものはカメラとマイクになります。

スマホやタブレットでの参加であればそのまま付いているので問題ありませんが、長時間になると電池の心配や、大人数になると画面上に表示できない人も出てくるのでパソコンでの参加を推奨しています。

ノート型パソコンだと最初から付いているものもありますが、ない場合は揃えておかなければいけません。

安いものだと1000円ぐらいからあるので、この際揃えておくのも良いと思います。

ヘットホン・イヤホン

オンラインをしていると、会話が聞き取りづらいと言われる事が多々あります。

電波状況によって不具合が出ることもありますが、ヘッドホンやイヤホンがあると聞き取れたとの口コミもあります。

マイク付きだと、相手にも伝わりやすいですね。

 Snap Camera

↓Snap Camera公式ページ

Snap Camera - Snap Camera
Snap Camera. Bring the magic of Snapchat Lenses to your live streams and video chats

オンライン飲み会をしている時に、家族に「背景を映さないで」とか言われているのを聞いたことがあります。

確かに家の中が散らかっていると映したくはないですよね。

このSnap Cameraは背景が自由に選べ、また自分も色んなものに変身できたりします。

同窓会など久々に顔見せする時は変装するのはどうかと思いますが、回数を重ねてマンネリになった時なんかは良いかもしれません。

Snap Cameraの使い方動画を貼っておきます

食べ物・飲み物

やはり食べ物・飲み物は盛り上がる上では欠かせないものではないでしょうか。

しかし、お酒が苦手な人もオンラインでは飲んだふりができたりします。

無理せずソフトドリンクで参加するのもアリではないでしょうか。

オンライン飲み会で注意すべきこと

オンライン飲み会で注意しておいたほうが良いことを紹介します。

ネット回線の状態が良いところで

リアルタイム動画を送るのに、相当な通信量がかかります。

できればモデムに繋いである媒体を使用したほうが安定して利用できます。

通信料にも気をつけて

スマホやタブレットでの参加の場合、利用しているプラン次第では相当な金額の請求が来ることも。

オンラインに繋ぐ前に、自身のプランの確認しましょう。

通信料やデータ量が気になる人はWifiを利用することをオススメします。

電池容量

スマホ・タブレットでの使用は、かなり電気を使い、充電しながらオンラインを利用しないと追いつかない事も。

できればパソコンでの参加が望ましいですが、ない人はモバイル端末での参加になってしまいます。

参加の際は、充電できる環境をスタンバイしておくのが良いでしょう。



オンライン同窓会 まとめ

今回は、オンライン同窓会に特化して紹介しましたが、普通のオンライン飲み会やオンライン帰省にも応用できると思いますので是非ご利用頂ければと思います。

オンライン同窓会では、遠くに離れて疎遠になっている友人や仕事が忙しくなかなか同窓会に参加できない友人も移動時間がなく参加しやすいというメリットがあります。

ぜひ同窓会を企画して盛り上がって欲しいと思います。



コメント

タイトルとURLをコピーしました